Ograniczenie czasu przeglądu faktur o 1.5 dnia
Wdrożyliśmy nowy obieg dokumentów dla lokalnego dystrybutora. Dzięki temu czas akceptacji spadł z 4 do 2.5 dnia.
Logistyka Warszawa Sp. z o.o. borykała się z wąskim gardłem w dziale księgowości. Nadmiar papierowej dokumentacji blokował przepływ towarów, dlatego w Thefoodtrade podjęliśmy się automatyzacji ich wewnętrznych procesów.
Wyzwanie
Firma przetwarzała średnio 147 faktur kosztowych miesięcznie. Zespół administracyjny potrzebował aż 4 dni roboczych na wprowadzenie danych do systemu i uzyskanie akceptacji od kierowników działów.
Pracownicy często gubili kopie dokumentów, co powodowało przestoje w płatnościach dla 32 stałych dostawców. Zarząd zauważył, że opóźnienia te negatywnie wpływały na relacje z kontrahentami i powodowały zatory w codziennej pracy magazynu.
Podejście
Nasz zespół, w skład którego weszło dwóch doradców operacyjnych, przeprowadził dwutygodniowy audyt obiegu dokumentów. Zrezygnowaliśmy z rozbudowanego systemu ERP na rzecz prostszego narzędzia do cyfrowego obiegu, które wdrożyliśmy w 3 etapach.
Skupiliśmy się na eliminacji powtarzalnych czynności. Zautomatyzowaliśmy odczyt danych z faktur oraz wprowadziliśmy powiadomienia e-mail dla kadry zarządzającej, co wyeliminowało konieczność osobistego donoszenia papierów do podpisu.
Rozwiązanie
Zastąpiliśmy ręczne wprowadzanie danych prostym skanerem z funkcją rozpoznawania tekstu oraz dedykowaną platformą do zatwierdzeń. Teraz każda faktura trafia bezpośrednio do systemu, a menedżerowie dostają alert, gdy dokument czeka na decyzję.
System został zintegrowany z ich dotychczasową bazą dostawców. Dzięki temu, po 12 tygodniach od uruchomienia, proces stał się przejrzysty, a każdy dokument ma przypisanego opiekuna, co uniemożliwia jego zagubienie.
Rezultaty
Po kwartale wdrożenia, czas obsługi pojedynczego dokumentu spadł do 2.5 dnia, co pozwoliło działowi administracji skupić się na kontroli marży zamiast na przekładaniu papierów.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt obiegu dokumentacji w biurze
-
Kwiecień 2024Wybór oprogramowania i testy na 12 fakturach
-
Maj 2024Szkolenie kadry z nowego obiegu
-
Czerwiec 2024Pełne przejście na obieg cyfrowy
"Z początku sceptycznie podchodziliśmy do nowych systemów. Ale po 4 tygodniach widać było różnicę – zamiast 4 dni, faktury wracają do systemu w niecałe 60 godzin."