Jak wymienić dostawcę FMCG w 3 kroki
Zmiana dostawcy w branży FMCG to często operacja na otwartym sercu. W Thefoodtrade widzieliśmy dziesiątki takich procesów, które skończyły się albo sukcesem, albo pustymi półkami. Bez owijania w bawełnę: kluczem jest odpowiednie przygotowanie dokumentów i precyzyjny plan przejścia.
Analiza obecnego stanu i wybór alternatywy
Zanim wypowiesz umowę, musisz wiedzieć dokładnie, co tracisz i co zyskujesz. Z naszej praktyki wynika, że 47% problemów przy zmianie wynika ze źle oszacowanych stanów magazynowych. W jednym z ostatnich projektów dla sieci 12 sklepów z Mazowsza, spędziliśmy 14 dni na audycie rotacji towaru, zanim w ogóle zaczęliśmy rozmowy z nowymi kontrahentami.
Nie szukaj dostawcy, który obieca gruszki na wierzbie. Skup się na twardych danych: terminowość dostaw, zgodność faktur z zamówieniem i elastyczność w sytuacjach kryzysowych. Spójrzmy na liczby – jeśli obecny partner dostarcza towar z 23% opóźnieniem w skali kwartału, to jest to sygnał, że czas na ruch. My w Thefoodtrade zawsze sprawdzamy historię logistyczną przynajmniej trzech potencjalnych firm, aby wyeliminować ryzyko przestoju w dostawach.
47% problemów przy zmianie wynika ze źle oszacowanych stanów magazynowych.
Negocjacje warunków i zabezpieczenie ciągłości
Dobra umowa to taka, która chroni Ciebie, a nie tylko drugą stronę. W negocjacjach często spotykamy się z oporem w kwestii terminów płatności. Zamiast walczyć o nierealne 90 dni, lepiej wynegocjować lepsze warunki zwrotów czy bonusy za terminowe odbiory. W maju 2024 roku pomogliśmy klientowi uzyskać 12% wyższą marżę dzięki renegocjacji warunków dostaw świeżej żywności, co pozwoliło uniknąć utylizacji przeterminowanych towarów.
Warto też pamiętać o okresie przejściowym. Nigdy nie zrywaj starej umowy z dnia na dzień, nawet jeśli nowy dostawca twierdzi, że jest gotowy do akcji. My zalecamy tzw. okres nakładania się, trwający około 14 dni, podczas którego stary dostawca realizuje końcówki zamówień, a nowy stopniowo przejmuje pełne zatowarowanie półek.
Wdrożenie i kontrola efektów
Pierwszy tydzień współpracy to poligon doświadczalny. Zróbcie wspólny obchód magazynów i sprawdzajcie każdą paletę w obecności przedstawiciela handlowego. To po prostu działa – gdy dostawca widzi, że nie odpuścisz błędów w specyfikacji, zaczyna traktować Twoje zamówienia priorytetowo. W 18 przypadkach na 20, które nadzorowaliśmy, taka presja w pierwszych dniach wyeliminowała 89.3% pomyłek w dostawach na kolejne miesiące.
Po miesiącu siadamy do analizy. Sprawdzamy czy założona marża została utrzymana i czy koszty logistyki nie wzrosły ponad założone 3,2%. Jeśli liczby się zgadzają, zamykamy etap wdrożenia i przechodzimy do rutynowej współpracy. Bez zbędnego bicia piany, po prostu monitorujemy KPI, które ustaliliśmy na początku.
Podsumowanie
Wymiana dostawcy FMCG to trudne zadanie, ale przy odpowiednim podejściu to najlepszy sposób na optymalizację kosztów w sieci handlowej. Nie bój się trudnych decyzji, jeśli obecny partner nie wywiązuje się z ustaleń. Zrobimy to konkretnie – jeśli potrzebujesz wsparcia w audycie dostawców, odezwij się do nas.
Pamiętaj, że każdy dzień zwłoki to realna strata pieniędzy. Jeśli masz wątpliwości jak zacząć, skonsultuj się z nami w ramach krótkiego, 20-minutowego intro calla.
Jeśli masz wątpliwości jak zacząć, skonsultuj się z nami w ramach krótkiego, 20-minutowego intro calla.
